📌 КЭДО — это не просто IT-система, а юридически значимая часть вашего бизнеса. Чтобы кадровый электронный документооборот работал по закону, нужно правильно оформить внутренние документы компании.

🔍 В этом материале: что именно нужно подготовить, в каком порядке и на какие нормы закона опираться.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Что такое КЭДО и зачем нужна нормативная база?

🔹КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это перевод кадровых документов в электронную форму с сохранением их юридической силы.

🔹Чтобы работать в КЭДО законно, нужно оформить локальные нормативные акты, получить согласия сотрудников и настроить внутренние регламенты.

🔹 Основа — ФЗ-63 «Об электронной подписи», Трудовой кодекс РФ.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Какие документы нужно подготовить?

🔹Приказ о переходе на КЭДО

Когда оформлять: Первым документом, до внесения изменений в ЛНА.

Что должно быть в приказе:

• Дата начала электронного документооборота.
• Перечень документов, которые будут переведены в цифру.
• Ответственные за внедрение (HR, IT, руководители)

🔹Положение о КЭДО

Когда оформлять: После приказа, но до сбора согласий сотрудников.

Что включить:

• Виды электронных подписей и порядок их использования
• Правила хранения и защиты электронных документов
• Сроки хранения (соответствие 152-ФЗ и ТК РФ)

🔹Согласие сотрудников на обработку персональных данных

Когда оформлять: До подключения сотрудников к системе

Что учесть:

• Отдельный раздел про КЭДО с целями обработки
• Указание реквизитов ЭП как персональных данных
• Право отозвать согласие

🔹Соглашение об использовании электронной подписи

Когда оформлять: Параллельно с согласием на обработку ПДн

Ключевые пункты:

• Виды ЭП, которые будут использоваться
• Порядок выдачи и отзыва подписей сотрудникам
• Правила хранения ключей
• Обязанность соблюдать конфиденциальность ключа ЭП
• Необходимость немедленно уведомлять при утере или компрометации подписи

🔹Согласие сотрудников на переход на КЭДО

Когда оформлять: После утверждения Положения о КЭДО

Как оформить:

• Отдельный документ или доп.соглашение к трудовому договору
• Возможность массового сбора подписей через КЭДО (если система уже работает)

⚠️ Исключения:

Если сотрудник отказывается, его документы остаются в бумажном виде. Согласие на КЭДО не требуется от сотрудников, поступивших на работу не ранее 31 декабря 2021 года и на этот момент не имевших трудового стажа.

🔹Инструкция по работе в системе КЭДО

Когда оформлять: После подписания всех соглашений

Что включить:

• Пошаговые руководства (как подать заявление, подписать документ)
• Правила работы с ЭП (например, как установить сертификат)
• Контакты поддержки для срочных вопросов

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

🔍 Чек-лист: порядок подготовки документов

Приказ о переходе на КЭДО → Основа для всех дальнейших действий

Положение о КЭДО → Регламентирует процесс

Согласие на обработку ПДн → Юридическая защита компании

Соглашение об ЭП → Определяет правила использования подписей

Согласие сотрудников на КЭДО → Обязательно для «старых» работников

Инструкция по работе в системе → Помогает избежать ошибок

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

💡 Как Коман помогает с переходом

✔️ Готовые шаблоны всех документов — не нужно разрабатывать с нуля

✔️ Быстрый выпуск УНЭП — 10 секунд, без удостоверяющего центра

✔️ Поддержка на всех этапах — от приказа до первых подписей

✔️ Обучение и инструкции — для HR и сотрудников

👉 Скачайте готовые документы для перехода на КЭДО

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

📞 Хотите запустить КЭДО быстро и без юридических ошибок?

Оставьте заявку — команда Коман подберёт подходящий сценарий под вашу организацию и поможет пройти весь путь шаг за шагом.